Responsable des services étudiants et de la gestion pédagogique

Vous cherchez un milieu de travail humain, porteur de sens et engagé dans la formation spirituelle ?

Le Centre le Pèlerin recrute une responsable des services étudiants et de la gestion pédagogique pour soutenir la mission de ses Écoles et accompagner la croissance d’une communauté d’apprentissage unique au Québec et à l’international.

Catégorie : Coordination
Supérieur immédiat : coordinatrice de l’École d’accompagnement spirituel
Supervision collaborative exercée : étudiants réguliers inscrits à la formation, participants, accompagnateurs d’étudiants, superviseurs de stage et responsable des superviseurs de stage
Représentation externe : Oui, partenaires locaux et internationaux, notamment américains (bilinguisme français-anglais de niveau intermédiaire est exigé)
Statut : Régulier, Temps complet (35 heures/semaine)

Le milieu du centre le Pèlerin

Depuis 25 ans, le Pèlerin répond à la quête de sens contemporaine, au Québec et ailleurs dans le monde, avec une offre unique de formations de niveau universitaires et de services en accompagnement spirituel. L’environnement chrétien que nous offrons favorise l’épanouissement personnel, la croissance spirituelle, la qualité de vie au travail et la conciliation travail-vie personnelle. Le centre le Pèlerin offre de nombreuses opportunités pour nourrir une vie pleine de sens, tout en permettant d’intégrer une organisation à but non lucratif dotée d’une mission unique et cultivant un esprit de famille.

Situé à Montréal, le Centre le Pèlerin accueille actuellement près de 125 étudiantes et étudiants dans ses trois écoles. Grâce à l’engagement de son personnel enseignant et de sa communauté étudiante, le centre le Pèlerin se distingue par sa formation unique, son approche pédagogique expérientielle ainsi que la visée transformatrice de ses formations. Forte de près de 200 diplômées et diplômés actifs dans des secteurs variés de l’accompagnement spirituel ainsi qu’au sein du service interne de l’accompagnement, le centre le Pèlerin rayonne présentement sur 6 continents avec une formation entièrement virtuelle ou hybride. Pour plus d’informations sur le Centre le Pèlerin, consultez le site https://lepelerin.org

Responsabilités principales

• Gestion des admissions et inscriptions : Organiser l’accueil des étudiantes et étudiants, gérer les choix de cours et veiller à la tenue rigoureuse des dossiers.
• Gestion des dossiers étudiants : Superviser la gestion des notes, des crédits, des bulletins et des diplômes, paiements des frais de scolarité, bourses etc tout en garantissant la confidentialité des informations personnelles.
• Coordination des activités académiques : Coordonner les horaires de cours et l’utilisation des locaux ou des licences de visioconférence pour assurer le bon déroulement des activités pédagogiques.
• Analyse et politiques : Effectuer des analyses statistiques et élaborer les politiques d’admission et d’inscription incluant les divers guides : Guide procédures, Guide étudiant et Guide des travaux écrits.
• Service aux étudiants : Répondre et assurer le suivi des diverses demandes et besoins de la clientèle étudiante pour la poursuite de leur scolarité.

Exigences principales

• Compétences organisationnelles : Capacité à planifier, organiser, diriger et contrôler les services du registrariat.
• Analyse et prise de décisions : Aptitude à analyser, synthétiser l’information et prendre des décisions éclairées.
• Gestion des données : Maîtrise de la gestion des dossiers étudiants et respect de la confidentialité des données personnelles.
• Esprit d’équipe et ouverture : Capacité à collaborer avec les différents départements de l’organisation ainsi qu’avec les partenaires concernés (institution américaine, diocèses, organismes partenaires etc).

Contexte et défis du poste

La personne recherchée pour ce poste, organisée, proactive et engagée, devra mobiliser et initier le développement dans un environnement stimulant et en expansion. Sous la responsabilité de la coordinatrice des Écoles d’accompagnement spirituel, de Foi et Spiritualité, elle planifie, organise et coordonne les services professionnels et techniques pour la constitution, la conservation et le suivi serré des dossiers des étudiantes et étudiants.

Défis du poste

• Veiller à la diffusion de l’information officielle concernant les programmes d’études, règlements, politiques d’admission et statistiques sur la clientèle étudiante.
• Garantir la qualité du service aux candidates, candidats, étudiantes et étudiants.
• Appliquer rigoureusement les règlements relatifs aux régimes d’études et dossiers étudiants.
• Assurer l’intégrité des processus et le respect des procédures en vigueur.
• Conseiller la coordonnatrice des Écoles pour la gestion des dossiers étudiants.
• Développer une vision stratégique du recrutement, de l’admission et de la gestion des dossiers universitaires, en collaboration avec la codirection.
• Établir les orientations du service et assurer leur mise en œuvre.
• Agir comme responsable institutionnel des dossiers étudiants officiels.
• Recommander l’émission des diplômes au département de la formation continue de notre partenaire universitaire américain.
• Assurer la collaboration et la gestion avec les ressources humaines (professeurs, superviseurs), matérielles (plateforme pédagogique et administrative MOODLE) et financières (suivi des paiements et bourses) confiées.

Exigences du poste

Scolarité

Diplôme d’étude post-secondaire ou connaissance étendue d’un contexte académique de niveau post-secondaire.

Expérience

• Expérience validée et étendue de gestion de dossiers étudiants et de service à la clientèle au sein d’une organisation éducative ou avec une clientèle adulte et mature.
• Réalisations significatives en lien avec les enjeux et défis du poste.
• Expérience avec l’utilisation d’une plateforme pédagogique et administrative de type MOODLE.

Autres exigences

• Habiletés reconnues de leadership et de communication, capacité à conseiller la codirection et à collaborer avec divers secteurs.
• Bonne vision des enjeux technologiques, gestion des données personnelles et connaissance adéquate des systèmes d’information liés au registrariat.
• Esprit novateur et compétence dans la résolution de problèmes complexes. Jugement et délicatesse dans la résolution des besoins de la clientèle étudiante.
• Aptitude à initier et à gérer le changement.
• Capacité à justifier les décisions prises.
• Ouverture et sensibilité à la perspective chrétienne du centre, à la dimension de foi de la clientèle et des collègues.
• Excellente maîtrise du français et bonne maîtrise de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.

Les qualités recherchées afin d’assurer une intégration harmonieuse au sein de notre équipe :

• Enthousiasme et esprit d’équipe
• Entraide et sens de l’initiative
• Transparence et accueil
• Ouverture et compassion

Avantages

• Formation complète en accompagnement spirituel offerte gratuitement;
• Invitation au sein d’activités destinées à nourrir sa foi (groupes de partage de la parole, équipe de rédaction des méditations, etc.);
• Vacances annuelles d’un mois en juillet et deux semaines offertes pour le congé des fêtes;
• Célébrations, journées de ressourcement, retraites et autres activités régulièrement offertes à l’équipe;
• Fonds de pension.
• Salaire à discuter selon expérience.
• Entrée en fonction immédiate avec soutien pour la formation et l’intégration.

Ce poste est pour vous et répond à votre quête d’un milieu de travail bienveillant, rempli de sens au cœur d’une mission unique ? Alors n’hésitez plus et contactez-nous pour des informations supplémentaires ainsi qu’une demande d’entrevue. Nous vous remercions pour votre intérêt et sommes impatients d’aller à votre rencontre. Nous attendons votre CV et votre enthousiasme au coordonnées suivantes :

Barbara Martel
codirectrice, gestion
Centre Le Pèlerin
A. 3774, Ch. Queen-Mary
Montréal, Qc H3V 1A6
T. 514 737-6262 p. 260
C. bmartel@lepelerin.org